Wie kann ich eine B2B-Bestellung aufgeben?

Wenn du einen B2B-Onlineshop hast, werden deine Bestellungen als B2B-Bestellungen mit der Hive-App synchronisiert. Du kannst überprüfen, ob deine B2B-Bestellung mit Hive synchronisiert wurde, indem du den Reiter “Orders“ in der Hive-App aufrufst und die Order ID in der Suchleiste eingibst. Wenn die Bestellung auf der Seite erscheint, war die Synchronisation erfolgreich, und wir werden deine B2B-Bestellung bearbeiten.

Bitte beachte, dass wir die “Order notes” direkt von allen Shop-Plattformen synchronisieren, aber Dokumente nur von Xentral. Denk daran, die “Order notes” und Dokumente in der Hive-App zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt synchronisiert wurden. Du kannst auch Notizen und Dokumente direkt in der Hive-App hinzufügen oder ändern, bevor die Bestellung bearbeitet wird.

Falls keine Bestellung als Ergebnis deiner Suche angezeigt wird, kannst du entweder den Kundensupport kontaktieren oder manuell eine B2B-Bestellung in der Hive-App erstellen, indem du die folgenden Schritten befolgst:

1. Klicke auf den “Order”-Tab in der Seitenleiste der Hive App.

1. 1. Klicke auf den “Add order” Button in der oberen rechten Ecke und klicke auf “B2B order”

1. Fülle alle Pflichtfelder und die zusätzlichen Felder aus, die du für die Bearbeitung der Bestellung als hilfreich erachtest.

   ⚠️ Alle Adressen werden automatisch gespeichert, sobald sie für eine Bestellung verwendet werden. Um zuvor verwendete Adressen zu finden, musst du nur den Namen der Firma, die du verwendet hast, im Feld „Company“ im Abschnitt “Customer details” eingeben. Dann werden die gespeicherten Adressen in einem Dropdown angezeigt.

   ⚠️ Wenn du möchtest, dass die Bestellnummer deines Händlers oder die PO-Nummer auf den Dokumenten der Bestellung angezeigt wird, füge sie bitte als “Order ID“ im Abschnitt “Order details” hinzu.

   
   
   

2. Scrolle nach unten und fülle die SKU-Details aus.

   1. Gib den Namen der SKU im Tab “Search SKU“ ein.
   2. Ändere die Menge der SKU auf die gewünschte Anzahl.
   3. Klicke auf den Button „+ Add“ rechts.
   4. Wiederhole diesen Vorgang mit so vielen SKUs, wie du benötigst.

   

   Alternativ kannst du alle SKUs in deiner Bestellung als Bulk-Import hinzufügen. Befolge dafür diese Schritte:

   1. Klicke auf den Pfeil neben dem Text „Import Bulk SKU“.

      

   2. Lade die .csv-Vorlage herunter.

   3. Öffne die Datei und fülle die Spalte „Hive SKU ID“ aus.

      1. Du findest die SKU-ID in der zweiten Spalte deines Inventar-Exports oder wenn du die SKU in der Hive-App öffnest. Die Ziffern erscheinen am Ende der URL nach dem letzten „/“. Zum Beispiel, wenn dies die URL deiner SKU ist: https://portal.hive.app/inventory/details/336383, ist die Hive SKU ID: 336383.
      2. Speichere die Änderungen in deiner Datei.
      3. Exportiere die Datei als .csv.

   4. Ziehe die Datei per Drag & Drop in die Hive-App, um das Dokument hinzuzufügen..

   5. Sobald der Import abgeschlossen ist, wird ein grünes Kästchen angezeigt, das die Anzahl der importierten SKUs bestätigt.

      

   6. Stelle sicher, dass du die SKUs und die Mengen der Bestellung überprüfst. 
      
      
3. Falls du oder der Empfänger spezifische Anforderungen für die Bearbeitung der Bestellung haben, die von der Standardbearbeitung abweichen, kannst du diese im Abschnitt “Order instructions“ hinzufügen.
   

   1. Falls du den Versand der Bestellung selbst organisieren möchtest, statt Hive damit zu beauftragen, kannst du die erste Option aktivieren, die sagt: „I will organize a pick up“.

      • Es erscheint ein weiteres Feld, in das du das Abholdatum eingeben kannst. Falls du wissen möchtest, wie groß die Bestellung ist, bevor du den Versand organisierst, wähle bitte kein Abholdatum aus. Sobald die Bestellung verpackt ist, siehst du die Maße direkt in der Hive-App, und ein Problem “Pick-up date required“ wird erstellt. Um das Problem zu lösen, kannst du das Abholdatum eingeben. Bitte organisiere in diesem Fall die Abholung nicht am selben Tag, da wir im Voraus wissen müssen, wer in die Fulfillment Center kommt.
        

      • Denke bitte daran, unsere Bearbeitungszeiten beim Organisieren deines Versands zu berücksichtigen, da wir die Bestellung möglicherweise nicht an den Fahrer übergeben können, wenn die Abholung zu früh organisiert wird: 

        • Deine Bestellung wird 2 Werktage nach Erstellung bereit sein, sofern es keine Probleme gibt, wie z.B. „Out of stock“.

        • Wenn die Bestellung nach der Cut-Off-Zeit aufgegeben wird, verschiebe die Abholung bitte um einen weiteren Tag.

        • Wenn deine Bestellung zusätzliche Aufgaben erfordert, wie z.B. Barcode-Neukennzeichnung, wird sie 6 Werktage nach Erstellung bereit sein. 

   2. Wenn du nicht möchtest, dass die Bestellung auf einer Palette verpackt wird, aktiviere bitte die Option „Ship in parcels only (do not palletize)“.

   3. Falls deine Bestellung ohne Vermischung verschiedener SKUs in denselben Kartons oder Paletten verpackt werden muss, markiere das Kästchen “Parcel“ und/oder Pallet“ unter „Pack in single SKU“.

   4. Wenn du nicht möchtest, dass Hive die B2B-Bestellung in deinen Hauptkartons (Lieferantenkartons) verpackt, markiere bitte das Kästchen „Repack (do not use master cartons)“.

   5. Falls du Etiketten oder Versandlabels für deine Bestellung bereitstellen möchtest, markiere das Kästchen „SKU barcode“, „Parcel“, „Pallet“ oder “Shipping label“ unter „I will provide the following labels“. 

      • Falls du das Kästchen „SKU barcode“ markierst, stelle sicher, dass du die Barcodes als Dokument der Bestellung anhängst. Dies ist sehr wichtig, da es das Erste ist, was wir zur Vorbereitung der Bestellung benötigen. Denke daran, dass, wenn die Barcodes der Artikel neu etikettiert werden müssen, die Bearbeitungszeit der Bestellung 5 Werktage beträgt.
        ⚠️ Das Format des Barcodes muss wie folgt sein:
        • mindestens 5 mm hoch
        • Auflösung von mindestens 300 dpi
        • hoher Kontrast
        • ein paar mm Freiraum um den Barcode herum
        • optimiert für das Etikettenformat (z.B. 55x30 mm)
      • Falls du das Kästchen “Parcel“ oder “Pallet“ markierst und kein Dokument als „Parcel label“ oder „Pallet label“ hinzufügst, wird, sobald die Bestellung verpackt ist, ein Problem „Parcel label missing“ oder „Pallet label missing“ erstellt. Um dieses Problem zu lösen, füge bitte die Labels als PDF hinzu, damit Hive sie zur Bestellung hinzufügen kann.
      • Falls du das Kästchen für das Versandlabel markierst und kein Dokument als “Shipping label“ hinzufügst, wird, sobald die Bestellung verpackt ist, ein Problem “Shipping label missing“ erstellt. Um dieses Problem zu lösen, kannst du ein PDF-Dokument mit deinen Versandlabels hinzufügen, damit wir sie zu deiner Bestellung hinzufügen können.
        1. Bei Amazon FBA-Bestellungen, wenn die Amazon-Paketlabels und die Versandlabels im selben Dokument sind, markiere bitte nur das Kästchen „Shipping label“ unter „I will provide the following labels“ und lade das Dokument als Dokumenttyp „Shipping label“ hoch".
        2. Bei Amazon FBA-Bestellungen bei denen du nur Amazon-Paketlabels bereitstellst und die Bestellung mit Hive-Versanddienstleistern versenden möchtest, markiere bitte das Kästchen “Parcel“ unter „I will provide the following labels“ und lade das Dokument als Dokumenttyp „Parcel label“ hoch.
        3. Falls du beide Optionen markierst und nur ein Dokument bereitstellst, wird entweder ein „Parcel label missing“ oder „Shipping label missing“-Problem erstellt, sobald die Bestellung verpackt ist, und die Bestellung wird erst versendet, wenn du das Problem gelöst hast.
           Das Format der Amazon FBA-Labels muss wie folgt sein:
           • • ein Label pro Seite
             • ganze Seitengröße
             • vertikale Ausrichtung
               Aus unserer Erfahrung sind dies alle Optionen, die du direkt im Amazon-Portal auswählen kannst, wenn du die Labels herunterlädst. Es nennt sich “Thermal printing“.
   6. Falls es Gewichts- oder Größenbeschränkungen gibt, die wir nicht überschreiten dürfen, markiere das korrekte Kästchen unter „Pallet specifications“ und „Parcel specifications“ und gib die Daten in den entsprechenden Feldern an.
      
   7. Wenn du diese Informationen für zukünftige Bestellungen speichern möchtest, kannst du die letzte Option „Save as template“ auswählen und einen Namen deiner Wahl hinzufügen. So musst du diese Informationen für zukünftige Bestellungen, die unter die gleichen Kriterien fallen, nicht erneut eingeben.
      
4. Füge alle weiteren notwendigen Informationen im Abschnitt „Order notes“ hinzu.
   
   1. Hier kannst du weitere Anweisungen geben, was wir bei der Verpackung dieser Bestellung berücksichtigen sollen.
      • Anweisungen, die in den “Order notes” hinzugefügt werden können:
        1. Verpackungsanweisungen:
           “Please pack 1. box: 50 items of SKU XXX, 2. box: 100 items of SKU XXX”
        2. Verwendung der Originalverpackung:
           “Please send the products in the master cartons provided by the supplier”
        3. Frachtanfragen:
           “Please book freight for this order"
           "Please send a freight quote for this order"
           "Please book freight, price is pre-approved up to XXX€”
        4. Dokumenthinweise:
           "Please attach the delivery note to the inside of all the boxes in the order"
           "Please only relabel SKU X in the order"
           
           

5. Lade alle erforderlichen Dokumente im Abschnitt „Documents“ hoch. 

   ⚠️ Standardmäßig erstellt Hive nur Versandlabels, Packlisten und Zolldokumente (wenn der Versand von Hive organisiert wird). Falls die Bestellung weitere Dokumente benötigt, stelle sie bitte als Dokument bereit. ⚠️ Spezifische Verpackungsanweisungen/Fotos sollten nicht als Dokument hinzugefügt werden, sondern immer in den “Order notes” erwähnt werden. Der Abschnitt „Documents“ ist zum Hinzufügen zusätzlicher Labels oder Dokumente gedacht, die physisch an deine Bestellung angehängt werden müssen.

   Diese Dokumente werden erst nach dem Verpacken der Bestellung gedruckt, sodass sie während des Vorbereitungsprozesses nicht berücksichtigt werden.

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   1. 1. Klicke auf „+ Upload documents“, um es zur Bestellung hinzuzufügen..
      
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   3. 2. Sobald das Dokument angehängt ist, kannst du den „Document type“ auswählen, um den Upload abzuschließen.
      
      
      
6. Klicke auf den Button „Create order“ oben rechts auf der Seite. Jetzt ist die Bestellung erstellt!

Gehe zum Tab „Orders“ im linken Menü der Hive-App und gib die Order-ID der soeben erstellten Bestellung ein. Öffne die Bestellung, um zu überprüfen, ob die Adresse, die Notizen und Anhänge vollständig sind, bevor die Bestellung bearbeitet wird.